Aktuelles2018-07-13T12:36:16+02:00

Jahresbericht 2019 – Weiterbildung an der Akademie der Ruhr-Universität   

Wir blicken zurück auf 2019

Wie wird man im nächsten Jahr wohl auf 2020 zurückblicken? Sicherlich wird die Coronakrise die Rückschau entscheidend mitbestimmen. Unser Jahresbericht 2019 bietet verglichen mit den turbulenten Zeiten, in denen wir uns derzeit befinden, einen Einblick in das alltägliche Geschäft der Akademie: viele glückliche AbsolventInnen, neue Themen und Kurse, die angestoßen werden und ein interessanter Einblick in unsere Statistiken. Wer hätte gedacht, dass in einem Jahr an der Akademie über 10.000 Tassen Kaffee und Tee getrunken werden?

Mit „Digitale Transformation“ ist 2019 ein echter Senkrechtstarter ins Rennen gegangen, lange Wartelisten zeigen, dass Betriebsräte sich sehr intensiv mit der digitalen Wende auseinandersetzen müssen. Die derzeitige Krise und die plötzliche Digitalisierung vieler Arbeitsplätze beschleunigen diese Entwicklung noch, mit der sich alle Fach- und Führungskräfte in Zukunft konfrontiert sehen werden. Unser neuer Zertifikatskus „New Work – Die Zukunft der Arbeit mitgestalten“ bietet Betriebs- und Personalräten neben Kompetenzen im Bereich Digitale Transformation zusätzlich wichtiges Know-How in Bereichen wie Arbeitsrecht, Arbeitszeitmodelle und moderner Verhandlungsführung. Auch der VDI Vertriebsingenieur erlebt in 2020 eine Neuauflage und bietet eine umfassende Kompetenzvermittlung rund um das Thema technischer Vertrieb.

2019 wird auch das letzte Jahr gewesen sein, in dem sich die Räumlichkeiten der Akademie auf dem Campus der RUB befunden hat. Ende des Sommers werden wir unsere Büro- und Seminarräume im neu renovierten Opel-Verwaltungsgebäude auf Mark 51°7 ziehen. Die Nähe zum Campus bleibt uns selbstverständlich trotzdem erhalten und nicht zuletzt durch die Einbindungen vieler DozentInnen der Universität und die Forschungsnähe der Akademie in Projekten z.B. zu adaptivem Lernen oder mit der World Factory bilden sich ganz neue Verknüpfungen zur Ruhr-Universität. Der Jahresbericht 2019 zeigt, wie vielfältig die Weiterbildungsangebote der Akademie sind und gibt einen spannenden Ausblick in ihre zukünftigen Aufgaben und Projekte.

Sie sind Lehrende/ Lehrender an der Ruhr-Universität und interessieren sich für die Möglichkeit, Weiterbildungen anzubieten? Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne weiter.

Unseren Jahresbericht können Sie hier lesen.

Coronakrise bietet Chancen

Coronakrise hat Auswirkungen auf digitale Kommunikation

Professor Dr. Matthias Weiß ist Professor für Innovationsmanagement an der Ruhr-Universität Bochum und wissenschaftlicher Leiter unseres Programms “Chief Innovation Manager“. In einem Interview verrät er, welche Chancen die Coronakrise für Unternehmen hat.

Guten Tag Herr Weiß. Vielen Dank, dass Sie sich Zeit für dieses Interview genommen haben. Wenn Sie einverstanden sind, starten wir gerne direkt mit der ersten Frage.

Hallo, sehr gerne.

Welche Chancen sehen Sie in der Coronakrise für Unternehmen?

Die Chance, die Unternehmen in dieser Krise haben, ist natürlich, dass man diese als Auslöser oder Anreiz für Neuerungen sehen kann. Dass man bestimmte Prozesse hinterfragt, inwieweit sie wirklich optimal waren und ob das Unternehmen für eine neue Zukunft, die vielleicht auch ohne Corona ein stückweit Einschränkungen bringen wird, gut aufgestellt ist. Es ist einfach eine Chance, bestehende Prozesse noch einmal zu hinterfragen.

Was bedeutet das für Unternehmen?

Das heißt natürlich, dass die Unternehmen offen sein müssen für solche Veränderungen. Wenn sich ein Unternehmen in eine abwartende Position begib, in der es versucht, die Krise auszusitzen und danach wieder alles zu machen wie zuvor, dann ist das natürlich keine gute Ausgangslage, weil sich die Welt zwangsweise verändern wird – auch ohne solche Krisen. Da ist es generell gut, wenn man hinterfragt, ob gewisse Prozesse effizienter oder effektiver gestaltet werden können oder ich vielleicht andere Produkte auf den Markt bringen kann, die vielleicht bestimmte neue Zielgruppen adressieren können.

Ist eine solche Krise für Sie also nicht ausschließlich negativ besetzt?

Also generell sehe ich in der Krise eine große Chance für Neuerungen, für Reflektion der aktuellen Prozesse und der aktuellen Situation von Unternehmen, die dann durchaus auch produktiv sein kann. Sicherlich ist es für viele Unternehmen schwierig überhaupt in Richtung Innovation oder Neuerung zu denken, wenn es gerade wirklich nur ums blanke Überleben geht. Ich denke da vor allem an viele kleine und mittelgroße Betriebe – oder vielleicht auch große Betriebe – im Bereich der Gastronomie. Hier habe ich vielleicht weniger diese Chance; da geht es vielleicht aktuell um andere Dinge. Aber für alle Unternehmen, bei denen noch die Chance besteht, Dinge zu hinterfragen und neu zu gestalten, ist es sicherlich eine Möglichkeit, dass das Ganze beschleunigt wird und vielleicht auch ein bisschen substanzieller angegangen wird.

Welche Beobachtungen haben Sie bei Unternehmen, mit denen Sie arbeiten, hinsichtlich des Umgangs mit der Coronakrise gemacht?

Ich kriege aktuell nur relativ wenig von meinen Partnern aus der Industrie mit, weil die Unternehmen relativ stark damit beschäftigt sind, ihre Abläufe anzupassen. Da bleibt nicht so viel Zeit, mit mir oder anderen Partnern der Universität zu reden. Was ich aber so generell mitbekomme, zum Beispiel aus meinem Freundes- oder Familienkreis, ist, dass natürlich tatsächlich eine relativ schnelle Umstellung von Unternehmensabläufen besteht. Diese ist vermehrt auf digitale Prozesse ausgerichtet. Die Unternehmen versuchen, bisher vor Ort getroffene Entscheidungen irgendwie auch digital – also über Video-Konferenzen – treffen zu können.

Wie ist Ihre Prognose für die Zukunft im Hinblick auf die digitale Kommunikation?

Das ist natürlich auf der einen Seite wirklich eine Chance, Dinge effizienter aufzustellen. Vielleicht muss auch nicht jeder immer ins Büro. Das wäre natürlich auch eine Chance für die Firmen Büroraum einzusparen, Ressourcen einzusparen. Das ist auch eine interessante Idee, wenn es um Geschäftsreisen geht. Da sieht man gegebenenfalls, dass nicht alles wirklich notwendig ist, um Ressourcen zu sparen – auch hinsichtlich des Energieverbrauchs – und um Kosten zu sparen. Also hier sehe ich dann doch schon viele Anpassungen, von denen vielleicht einige nur vorübergehend sind, aber von denen viele gegebenenfalls auch bleiben werden. Es gibt dann auch ganze Branchen, in denen die gesamten Geschäftsmodelle überarbeitet oder hinterfragt oder weiterentwickelt werden. Was wir zum Beispiel hier sehen – ich lebe eher im ländlichen Raum – dass auch kleine, mittelständische Einzelhandelsbetriebe versuchen, immer mehr Richtung Online-Handel zu gehen. Die bieten dann tatsächlich einen virtuellen Rundgang durch die aktuelle Kollektion im Geschäft an. Auch, wenn ich dort nicht physisch einkaufen gehen kann, kann ich trotzdem virtuell dort hindurchgehen. Das Ganze ist mehr oder weniger standardisiert und ich kann mir die Produkte auch nach Hause bestellen, anprobieren und wieder abholen lassen. Also das sind dann quasi Reaktionen dieser betroffenen Betriebe, erweiterte Geschäftsmodelle umsetzen zu können, um vielleicht neue Kunden erschließen zu können, die sicherlich ohne die Krise nie gekommen wären. Auch wenn vielleicht einiges davon wieder rückgängig gemacht wird, wenn die Krise vorbei ist, denke ich, dass auch einiges davon bleiben wird und dann diejenigen Unternehmen einen Riesenvorteil haben, die das wirklich konstruktiv und systematisch angegangen sind während der Krise. So können hier nachhaltige Verbesserungen geschaffen werden.

Die Coronakrise ist für viele Leute auch eine Art Pause. Dadurch entsteht einiges an Kreativität und Innovation im privaten Bereich. Wie erleben Sie das?

Also grundsätzlich ist das natürlich auch ein guter Nährboden für Kreativität und Innovation, weil ich einfach Zeit habe über Dinge nachzudenken und das ist vor allem dann ein Riesenvorteil, wenn ich einen Beruf habe, der relativ durchorganisiert ist im. Ein Beruf, bei dem ich einfach im durchschnittlichen Arbeitstag gar keine Zeit habe, mir Gedanken zu machen, die über die direkte Erfüllung der Aufgaben hinaus geht. Das ist auch etwas, was die Forschung zeigt, dass Kreativität und daraus folgende Innovation einfach viel Inkubationszeit benötigt. Das heißt, dass ich nicht nur die Zeit habe, mich direkt mit den Problemen auseinander zu setzen, sondern dass auch danach in gewisser Weise entspannte Arbeit möglich ist, bei der ich nicht direkt darüber nachdenken muss, aber trotzdem unterbewusst das Gehirn weiterarbeitet. Diese Inkubation ist dann schon relativ wichtig und Voraussetzung für die kreativen Prozesse. Und das sollte aktuell schon bei vielen gegeben sein und viel Gelegenheit bestehen, tatsächlich solche Dinge zu entwickeln. Also ich denke, grundsätzlich ist diese Pause – vor allem für Leute, die wirklich Pause haben, weil sie sich beispielsweise in Kurzarbeit befinden, ist das doch eine sehr vielversprechende Ausgangssituation, in der wirklich Innovationen entstehen können.

Kann jeder Kreativität und Innovation aus dieser Zeit schöpfen?

Ja, es gibt nur eine kleine Einschränkung, die wichtig ist: Man darf sich nicht zu sehr im Krisenmodus fühlen. Die Forschung zu Kreativität zeigt, dass so eine negative Grundstimmung der Kreativität nicht förderlich ist. Dann fühle ich mich eher eingeengt und bedrückt und das verhindert so ein bisschen, dass ich meine Gedanken und meinen Blick über den Horizont schweifen lasse. Also das ist auch ein relativ robuster Befund, dass wir sehen, wenn jetzt eine positive Grundstimmung vorliegt, dass das nützlicher für kreative Prozesse ist. Wenn ich jetzt natürlich Zuhause sitze und nichts außer Angst habe, dass ich von einem Virus erwischt werde oder gestresst bin, weil ich nicht weiß, wie ich meine Rechnungen bezahlen soll, weil mein Gehalt gekürzt wurde oder weil ich Angst habe, dass ich meinen Arbeitsplatz verliere, dann ist das natürlich keine gute Ausgangslage. Also selbst, wenn ich viel Zeit habe: solche Situationen, in denen ich eher in einer negativen Gefühlslage verhaftet bin, sind eher ungünstig für Kreativität und Innovation. Das heißt für diejenigen, die die Krise jetzt eher positiv sehen und als Pause sehen können, und sich auch nicht zu starke Sorgen machen, ist es durchaus positiv, für die anderen ist es wahrscheinlich nicht so vielversprechend.

Welche Voraussetzungen benötigen Unternehmen, um in Krisenzeiten nicht an Kreativität und Innovation einzubüßen?

Schon sehr früh in meiner Forschungskarriere – nämlich mit meiner Dissertation – habe ich mich damit beschäftigt, wie Firmen Innovationen in Krisenzeiten bewältigen können. Daher ist das jetzt ein stückweit für mich ein Heimspiel, die ganze Coronakrise, weil ich meine Dissertation in einer Zeit geschrieben habe, in die auch die Finanzkrise hereingefallen ist. Wir hatten damals einiges an Fördergeldern zur Verfügung, um zu schauen, was in Krisenzeiten besonders gut oder schlecht für Innovation ist. Eine Sache, die sich damals gezeigt hat – und das ist etwas, was mir wichtig ist – ist, dass Einschränkungen an sich nichts Schlechtes sein müssen für Innovationen. Also wir haben es jetzt hier mit Einschränkungen der Arbeitszeit, Arbeitskräften, Verfügbarkeit und bei vielen Firmen mit weniger Geld zu tun. Es gibt dieses Sprichwort: „Not macht erfinderisch.“ Und tatsächlich ist es so, dass viele Menschen und auch Firmen unter Einschränkungen sogar kreativer sind als ohne diese Einschränkungen. Weil sie einfach dazu gezwungen werden, bestimmte Dinge anders zu machen, als sie die sonst gemacht hätten. Wenn sie machen können, was sie wollen, dann ist das meistens etwas, was es schon gibt oder was Standard ist. Wenn ich aber gezwungen bin, von diesen Standardlösungen abzuweichen oder von meinen bisherigen Prozessen, dann werde ich gezwungen, Innovation zu schaffen und vielleicht auch einzuführen. Es gab aber auch viele Firmen, die in der Krisenzeit besonders schlecht in ihrer Innovationstätigkeit waren und gerade unter diesen eingeschränkten Bedingungen wirklich fast schon zusammengebrochen sind. Dort lag auch der Innovationsprozess brach. Einer der großen Unterschiede, den wir damals identifizieren konnten, der maßgeblich für die Unterscheidung– zwischen den Firmen, die in Krisenzeiten gut in Innovation waren und das sogar als Anreiz für Innovationen und Kreativität nutzen konnten, im Vergleich zu denen, die es nicht geschafft haben – war die Unternehmenskultur. Wenn die Unternehmen eine Kultur hatten, die generell Kreativität geschätzt hat, die Risikobereitschaft gefördert und eine Fehlertoleranz beinhaltet hat, dann waren diese Firmen häufig in der Lage, diese Einschränkungen als Trigger für Innovationen zu nutzen. Die Firmen, die eine anders gepolte Firmenkultur hatten, die eben nicht auf Kreativität und Risikofreudigkeit abgestellt war und bei denen auch nicht so eine Fehlerkultur geherrscht hat, die waren deutlich schlechter in ihrer Innovationstätigkeit während der Krise. Deswegen ist es mir immer so wichtig – jetzt gerade, wenn solche Krisenzeiten da sind – darauf hinzuweisen, wie wichtig so eine Unternehmenskultur ist. Weil einfach ganz viele Menschen ihr persönliches Verhalten in Unternehmen auch ein stückweit daran ausrichten, wie die allgemeine Kultur in so einer Firma ist und wenn es darauf ankommt, kann ich nicht von heute auf morgen sagen: „So jetzt machen wir mal eine ganz tolle Firmenkultur, bisher haben wir es anders gemacht, aber ab jetzt ist Risiko super.“ Also dementsprechend ist das eine langfristige Sache, die sich aber jetzt auszahlt. Die Anreize, Neues zu entwickeln, können durch die bestehenden Einschränkungen konstruktiv genutzt werden, wenn ich eine innovationsfördernde Unternehmenskultur habe. Das war damals ein sehr, sehr wichtiger Befund für uns.

 

Stanford Studie zu Home Office

Niedriger Krankenstand dank Home Office?

Derzeit arbeiten wohl mehr Menschen im Home Office als jemals zu vor, dabei wird mit vielen Vorurteilen gegenüber dieser Arbeitsform aufgeräumt. Kann ein Unternehmen Vorteile dadurch haben, wenn die MitarbeiterInnen von zu Hause arbeiten? Die Stanford Studie zur Arbeit im Home Office aus dem Jahr belegt, dass die Krankenstände und Fehlzeiten zurückgehen, wenn MitarbeiterInnen von zu Hause arbeiten können. In dieser Studie untersuchten Forscher um Nicholas Blom von der Stanford University im Auftrag der Reiseagentur CTrip, ob und inwieweit die Arbeit aus dem Home Office funktioniert. (Einen interessanten TED Talk zu den Ergebnissen finden Sie hier.)

Bloom und seine Kollegen konnten in der Studie nicht nur belegen, dass die Produktivität der MitarbeiterInnen im Home Office zunahm, es war auch eine deutliche Senkung der Krankheitstage zu beobachten. So gaben 13 % der Teilnehmer in der Stanford Studie an, dass sie auch motiviert waren zu arbeiten, wenn sie sich nicht gesund genug für den Weg ins Büro gefühlt hätten.

Bloom selbst gibt an, dass die Ergebnisse der Studie mit einiger Vorsicht zu genießen sind, da sich ja z.B. die MitarbeiterInnen freiwillig gemeldet hatten, um an dem Experiment teilzunehmen. Der Test hatte auch nicht nur positive Aspekte, MitarbeiterInnen, die ausschließlich im Home Office tätig sind, werden z.B. bei Beförderungen und Gehaltserhöhungen oft übergangen.

Zusammenfassend empfehlen die Forscher, Home Office für ein bis zwei Arbeitstage in der Woche anzubieten, durchaus auch, um MitarbeiterInnen zu belohnen, da viele Menschen die Arbeit vom heimischen Schreibtisch aus als weniger stressig empfinden und durch den fehlenden Arbeitsweg auch über mehr Freizeit verfügen. Hier finden Sie die gesamte Stanford Studie zum Home Office.

Systeme außer Betrieb

Systeme außer Betrieb

Liebe KundInnen, liebe DozentInnen, liebe Kooperationspartner und Lieferanten,

die IT-Probleme der RUB betreffen auch uns. Aufgrund massiver Systemabschaltungen der Ruhr-Universität als Antwort auf einen Hacker-Angriff ist auch der Betrieb in der Akademie nur eingeschränkt möglich. Es könnte sein, dass Sie Probleme haben werden, uns zu erreichen. Derzeit sind die E-Mail-Server der Akademie abgeschaltet, die Systeme sind außer Betrieb. Sie können uns aber unter der extra eingerichteten unten stehenden Adresse erreichen. Leider kann im der derzeitigen Situation keine Prognose gemacht werden, wie lange diese IT-Probleme noch andauern werden.

IT-Services hat folgende Informationen zu dem Angriff veröffentlicht:

Was ist passiert?

In der Nacht vom 6. auf den 7. Mai 2020 musste durch einen Computerangriff ein Großteil der zentralen IT-Infrastruktur an der Ruhr-Universität Bochum (RUB) außer Betrieb genommen werden. Um welche Art von Angriff es sich handelt, wird derzeit analysiert. Als Sofortmaßnahme wurden alle zentralen Server und Backup-Systeme, die betroffen sein könnten, heruntergefahren.

Wer ist betroffen?

Alle PC-Anwendungen in der Universitätsverwaltung sind derzeit nicht möglich, E-Mail über das Exchange-System funktioniert nicht.

Sie können uns unter der neuen Info-Adresse info-akademie.rub@t-online.de sowie weiterhin telefonisch erreichen. Hier finden Sie die Telefonnummern unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Wir hoffen, dass die Einschränkungen aufgrund der IT-Probleme sobald wie möglich aufgehoben werden. Die offizielle Pressemitteilung der Ruhr-Universität finden Sie hier.

Stipendium für Gründer und Gründungsinteressierte

Wie wird aus einer Idee ein stabiles und erfolgreiches Unternehmen?

Du hast eine grandiose Idee für ein Unternehmen, aber fühlst dich nicht ausreichend vorbereitet? Du fragst dich, welche Risiken du mit einer Unternehmsgründung eingehen würdest und wünschst dir wichtige Werkzeuge, um dich sicher zu fühlen?

Euer Start-Up steht, aber es tauchen noch immer viele Fragen auf, wie ihr euch für die Zukunft aufstellen könnt? Neben eurem Kerngeschäft stellen sich zunehmend Fragen nach guter Mitarbeiterführung, langfristigem Innovationsmanagement und einer soliden Strategie?

Stipendium für Gründer und Gründungsinteressierte

Wir möchten euch nicht nur Antworten liefern, sondern auch wichtige Tools an die Hand geben, um euer Unternehmen krisensicher aufzustellen. Die Akademie der Ruhr-Universität verlost zwei Plätze im Zertifikatskurs “Chief Innovation Manager”:

Im Rahmen des Kurses werdet ihr die Gelegenheit haben, mit einigen der führenden Innovationsmanager Deutschlands zu sprechen und zu vernetzen. Ihr widmet euch ganz praxisnah spannenden Themenfeldern wie Innovationsmanagement, Führungsaufgaben und gelungenem Projektmanagement. ExpertInnen der Ruhr-Universität vermitteln euch aktuelles Wissen und machen euch in sechs Modulen fit für die strategische Führung eines Unternehmens. Das Netzwerk der Teinehmenden ermöglicht es euch, von der Erfahrung der anderen zu profitieren und wichtige Erkenntnisse für euer eigenes Unternehmen mitzunehmen. Innovationsmanagement bietet insbesondere für kleine Unternehmen eine Möglichkeit, Chancen zu erkennen und wahrzunehmen und aus Krisenzeiten gestärkt hervorzugehen.

Zeiten wie die aktuelle Coronakrise können die Wirtschaft stark schwächen, aber sie bieten auch enorme Chancen für Innovationen. Agile und junge Unternehmen können diese Zeiten nutzen, um sich auf dem Markt zu etablieren, wenn sie strategisch vorgehen. Wir zeigen euch, wie ihr das angeht.

Ergreift die Chance für die Zukunft eures Unternehmens!

Sendet uns eure kreative Bewerbung, z.B. freuen wir uns sehr über Videos und z.B. Podcasts bis zum 03. Juli an info-akademie.rub@t-online.de und gewinnt einen kostenlosen Platz in unserem Zertifikatskurs.

Genaue Informationen zum Kurs findet ihr hier.

Das Stipendium für Gründer und Gründungsinteressierte ist Teil des Exzellenz Start-Up Centers NRW.

Best Practice Home Office

Best Practice: Home Office

Derzeit befindet sich etwa die Hälfte der Weltbevölkerung in einem noch nie dagewesenen Lockdown. Viele Menschen arbeiten zum ersten Mal im Home Office und versuchen sich mit dieser neuen Normalität anzufreunden. Die Arbeit von zu Hause stellt uns allerdings vor einige Herausforderungen, unsere privaten Aufgaben und nicht zuletzt unsere Familien, Partner und Mitbewohner lenken uns von der Arbeit ab.

Welche Regeln sollte man beachten, um das Home Office nicht nur produktiv, sondern angenehm zu gestalten?

Die wichtigste Lektion ist: Nachsicht mit sich selbst. Ungewohnte Situationen und unsichere Prognosen erzeugen Stress, sodass es keinen Sinn macht, sich mit Ansprüchen an die eigene Produktivität zusätzlich unter Druck zu setzen. Seien Sie geduldig und freundlich zu sich selbst, besonders, wenn Sie hinter Ihren eigenen Erwartungen zurückbleiben. Die Psychologin Kristin Neff empfiehlt, die Freundlichkeit, die man einem Freund in derselben Situation entgegenbrächte, auch sich selbst gegenüber walten zu lassen.

Um Ihnen die Arbeit im Home Office so leicht wie möglich zu machen, haben wir einige Empfehlungen von ExpertInnen gesammelt und zusammengestellt:

 

Routine erleichtert die Veränderung

Ein großer Stressfaktor ergibt sich aus dem Wegfall von Rahmenbedingungen und Routinen; jeder Tag fühlt sich wie der andere an.

Routine ist daher eines der wirksamsten Mittel, seinen Tag produktiv zu gestalten:

Stehen Sie zur gleichen Zeit auf; schaffen Sie sich eine Morgen- und Abendroutine. Es kann helfen, den Übergang von Freizeit und Arbeit auch physisch zu vollziehen; legen Sie für die Arbeit besondere Kleidung an, machen Sie sich zurecht. Ein großer Vorteil ist ein räumlich von Familienleben getrennter Arbeitsplatz, der explizit nur für die Arbeit genutzt wird.

Manchen Menschen hilft es auch, die Arbeit mit einem Spaziergang zu beginnen. Dies hat auch den Vorteil, dass Sie Bewegung in Ihren Alltag integrieren, mit der Sie den Wegfall vom täglichen Weg ins Büro kompensieren können.

 

Priorisierung und der Vorteil von To Do-Listen

Insbesondere bei Mitarbeitern mit Doppelbelastung durch Familie / Home Schooling ist eine Priorisierung wichtig. Sie werden nicht so viele Aufgaben erledigen können, wie im Büro. Hier muss entschieden werden, welche Aufgaben wichtig sind und welche warten können. Vielleicht kann man die ein oder andere Aufgabe ja auch delegieren.

To Do Listen für den Tag sollten realistisch sein, nehmen Sie wenn möglich nur 2-3 Punkte auf, um am Abend nicht frustriert zu sein. In der Regel nehmen wir uns zu viel vor und sind dann von uns selbst enttäuscht. Physische To Do Listen haben den Charme, dass wir unsere erledigten Aufgaben tatsächlich abhaken und durchstreichen können, jedes Mal ein kleiner Triumph.

 

Zeit einteilen und Grenzen ziehen

Manchen von uns fällt es schwer, im Home Office die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben nicht zu sehr verschwimmen zu lassen. Einige Grundregeln helfen dabei, nicht zu viel zu arbeiten. Dabei kommt es sehr darauf an, was für ein Typ Sie sind. Stresst es Sie, nach dem typischen Feierabend noch an die Arbeit zu denken? Oder können Sie sogar besser arbeiten, wenn sich die Arbeit auf den gesamten Tag verteilt?

Lassen Sie sich z.B. von Ihrem Kalender erinnern, wenn Sie normalerweise das Büro verlassen. Klappen Sie Ihren Laptop zu und verlassen Sie Ihren Arbeitsplatz. Wenn dieser nicht physisch vom Rest des Wohnbereichs getrennt ist, weil Sie z.B. im Wohnzimmer arbeiten müssen, kann es helfen, den Arbeitsplatz abzudecken, um nicht ständig an die Arbeit erinnert zu werden.

Sie können die Arbeit im Home Office auch nutzen, die Arbeitszeit flexibler zu gestalten. Warum nicht eine Runde mit dem Hund drehen, wenn das Wetter gerade besonders schön ist und dafür später wieder am Schreibtisch sitzen? Sie können sich mittags auch besonders viel Zeit mit Ihren Kindern nehmen, um gemeinsam zu kochen und zu essen. Solche Pausen können insbesondere bei geistig anstrengender und kreativer Arbeit helfen, neue Impulse zu geben.

Tragen Sie Ihre geplanten Arbeitspakete in Ihren Kalender ein, reservieren Sie Zeit dafür. Ebenso wie Pausen. Legen Sie schwierige Aufgaben in die Zeit, in der Sie a) am produktivsten sind und b) mit den wenigsten Unterbrechungen rechnen.

Um Ihren KollegInnen und MitarbeiterInnen das Leben zu erleichtern, verzichten Sie darauf, E-Mails außerhalb der üblichen Arbeitszeit zu versenden, auch wenn Sie vielleicht aufgrund der familiären Situation abends noch mal am Schreibtisch sitzen. Studien haben gezeigt, dass dies einen ungesunden Druck zur ständigen Erreichbarkeit erzeugt und man diese E-Mails besser auf eine Zeit innerhalb der Arbeitszeit terminieren sollte.

 

Kommunikation – Reden Sie miteinander

Da eine größere räumliche Ferne entsteht, ist Kommunikation im Home Office besonders wichtig. Mindestens einmal in der Woche sollten Sie und Ihr Team zusammenkommen, um Arbeitspakete und anstehende Aufgaben abzustimmen. Nutzen Sie diese Meetings auch unbedingt, um sich nach dem Wohlbefinden der anderen und etwaigen Problemen zu erkundigen.

Neue Teammitglieder und dringende Projekte benötigen eventuell mehr Aufmerksamkeit und hier könnten mehr One-on-One-Gespräche notwendig sein, planen Sie diese ein.

Führung aus dem Home Office hat jedoch viel mit Vertrauen zu tun. Führungskräfte und auch MitarbeiterInnen müssen sich mit dem Gedanken anfreunden, dass Kontrolle im Home Office nur bedingt ausgeübt werden kann. Dies kann jedoch auch eine Chance sein: Studien belegen, dass zu viel Kontrolle die intrinsische Motivation der MitarbeiterInnen zerstört, während entgegengebrachtes Vertrauen in der Mehrheit der Fälle mit Verantwortungsbewusstsein und gegenseitigem Vertrauen belohnt wird.

Viele Projekte und Ideen ergeben sich in Pausengesprächen, z.B. in der Teeküche. Diese Gespräche sind auch für den internen Zusammenhang enorm wichtig. Es macht Sinn, auch diesen formlosen „Meetings“ einen Raum zu geben, sich z.B. zu einer gemeinsamen Mittagspause oder eine Happy Hour am Freitag Nachmittag zum Online Meeting zu verabreden.

In der Kommunikation mit der Familie oder dem Partner kann es helfen, sehr klar über die Regeln der Heimarbeit zu sprechen. Kinder können in diese Regeln einbezogen werden, wenn sie bereits alt genug sind und z.B. helfen, ein Türschild für das Büro zu erstellen, auf dem angezeigt wird, ob gerade gestört werden darf oder nicht.

 

Die Relevanz von Bewegung und Pausen

Im Büro macht man zahlreiche Pausen und der Arbeitsweg sorgt bereits für einiges an Bewegung. Während wir laufen müssen, reicht im Home-Office ein Klick, um in ein Meeting zu kommen. Dies sorgt für zu wenig Bewegung, die gerade für den Stressabbau sehr wichtig ist. Daher gilt: ruhig jeden Tag ein paar längere Pausen machen, mit den Kindern einen Spaziergang machen, mit dem Haustier spielen, warum nicht auch die Spülmaschine ausräumen, Hauptsache, weg vom Schreibtisch und ein wenig bewegen.

Ein Vorteil von Home Office ist, dass man theoretisch von überall arbeiten kann und nicht an die Schreibtischarbeit gebunden ist. Wenn es die Aufgabe hergibt, warum nicht auch mal auf dem Balkon in der Sonne arbeiten?

Die Mittagspause kann ein kleiner Ausflug werden, man kann sich z.B. etwas zu essen holen. Wenn keine Meetings anstehen, auch mal bewusst länger Pause machen und z.B. eine Runde joggen gehen.

 

Resilienz Trainieren

Resilienz ist die natürliche Widerstandskraft gegen mentalen Stress und kann trainiert werden. Es macht z.B. Sinn, positive Erlebnisse zu betonen und besonders zu erinnern, besonders gut funktioniert das mithilfe eines Dankbarkeitstagebuch (in Papierform oder auch ganz praktisch als App). Man schlägt hier zwei Fliegen mit einer Klappe: einerseits kann so ein Tagebuch helfen, Routine in den Tag zu bringen, andererseits ist die Resilienz wie ein Muskel, der aufgebaut werden muss und der Fokus auf positive Erlebnisse richtet die Aufmerksamkeit auf diese Erlebnisse und macht uns insgesamt resilienter.

Meditation kann ebenfalls helfen, Resilienz zu stärken. Hier gibt es hilfreiche Apps und Online-Kurse, falls man noch keine Erfahrung mit Meditation hat. Insbesondere in Zeiten von Isolation oder Unsicherheiten, kann Meditation dabei helfen, sich mit anderen verbunden zu fühlen und Stress nicht so sehr an sich heranzulassen.

 

Besonderheit: Home Office und Homeschooling

MitarbeiterInnen mit Kindern sind derzeit einer gleichzeitigen Doppelbelastung ausgesetzt, die besondere Flexibilität und Verständnis von Seiten der Führungskräfte und der KollegInnen erfordert.

Eine flexible Einteilung der Arbeitszeit, keine Erwartung von ständiger Erreichbarkeit (und die Kommunikation dieser fehlenden Erwartung) und nicht zuletzt die Übernahme von Aufgaben durch andere KollegInnen können in dieser Situation Druck von Eltern nehmen.

Durch die flächendeckende Schließung von Schulen und Kindergärten befinden sich außergewöhnlich viele Menschen in diesem Zwiespalt zwischen Privatleben und Arbeitsleben, was erfreulicherweise auch für ein gestiegenes Verständnis für die Schwierigkeit einer solchen Situation sorgt. Hierin liegt auch die Chance, unsere KollegInnen mehr als Menschen wahrzunehmen, was die gegenseitige Nähe und Verbundenheit fördern kann.

Ein Tipp für Zoom-Konferenzen: Bei stumm gestelltem Mikro lässt sich die Stummschaltung vorübergehend aufheben, solange die Leertaste gedrückt ist, besonders hilfreich, wenn man ein schlecht gelauntes Kleinkind zu bändigen hat.

 

Chancen von Home Office

Während uns die gegenwärtige Situation vor viele Probleme stellt und mit Ängsten behaftet ist, kann sie doch auch als Chance zur Veränderung gesehen werden. Viele Unternehmen wachsen über sich selbst hinaus und sind innovativer als in den letzten Jahren. Wenn sich diese Flexibilität in dieser neuen Normalität verstetigen lässt, haben wir alle in diesen schwierigen Zeiten auch etwas gewonnen.

Unsere Webinare zum Thema finden Sie hier.

Quellen:

https://thriveglobal.com/categories/work-from-home-solutions/

https://hbr.org/2020/03/15-questions-about-remote-work-answered

https://ideas.ted.com/9-things-you-can-do-to-make-working-from-home-more-joyful/

https://www.weforum.org/agenda/2020/04/here-s-how-coronavirus-has-changed-the-world-of-work-covid19-adam-grant/