Lean Six Sigma: Erfolg optimieren durch Modellierung der Geschäftsprozesse

Mit Lean Management und Six Sigma steigern Sie Ihre Gewinne. Verbessern Sie nachhaltig die Wertschöpfung und Kundenzufriedenheit in Ihrem Unternehmen.

Six Sigma: Die Geschichte

Die Konkurrenz schläft nicht. Dieser Leitsatz betrifft jede Branche. Daher ist es von Vorteil, wenn Sie neue Wege verwenden, um Ihren Unternehmenserfolg auf eine höhere Ebene zu bringen. Mit Six Sigma gelingt Ihnen ein weiterer Durchbruch in Ihrem Business. Es handelt sich hierbei um eine innovative Methode zur Prozessverbesserung, deren Anfänge gleichzeitig weit in die Vergangenheit zurückführen.

Die Ursprünge von Six Sigma gehen auf das Unternehmen Motorola zurück, das diese Verfahrensweise in den 80er Jahren entwickelte und erstmalig angewandt hat. Bis heute wurde dieses System zu einem etablierten und effektivem Konzept für das Qualitätsmanagement. Es wurde immer wieder angepasst und weiterentwickelt. Die Japaner behaupten, sie haben dieses Managementkonzept bereits in den 1970er Jahren im Schiffbau angewandt. Später hat Six Sigma die Elektronik- und Konsumbranche Japans im Eiltempo erobert. Die japanischen Wurzeln zeigen sich bis heute im erfolgversprechenden Six Sigma-Konzept.

Blieb Six Sigma bis in die späten 80er Jahre eher ein Optimierungstool für Insider, erlangte es wenig später einen hohen Grad der Popularität, als es General Electric einen großen Triumph bescherte. Ein Begriff aus der Prozesssteuerung, geregelt durch statistische Verfahren, wirkte begünstigend und unterstützend bei der Entwicklung von Six Sigma bis zum Erreichen des aktuellen Status.

Business Process Excellence: Eine Erläuterung

Bei Business Process Excellence (BPE) handelt es sich um eine Prozessführungsstrategie mit intelligenten Geschäftsabläufen und kompatiblen Informationssystemen. Hierdurch wird die gesamte Wertschöpfungskette der Unternehmen auf herausragende Leistungen ausgerichtet. Damit die Prozessabläufe keinen Unterbrechungen ausgesetzt sind, stehen alle Abteilungen von der Entwicklung, der Produktion, über dem Marketing bis hin zu den Lieferverantwortlichen in der Verantwortung, die Zielsetzung der Excellence zu 100 Prozent zu erfüllen. Vereinfacht gesagt, betrifft dies alle an der Wertschöpfungskette der Produkte beteiligten Abteilungen und Teams. Damit die Methode zur Prozessverbesserung greift, erfüllen Unternehmen nachstehende Herausforderungen:

• zeitnahe Umsetzung neuartiger Geschäftsmodelle sowie Methoden,
• verkürzte Durchlaufzeiten,
• Minimierung der Prozesskosten,
• Einhalten von Standards und Regularien auf nationaler sowie internationaler Ebene.

Neben diesen unverzichtbaren Herausforderungen fallen unter Anwendung von BPE mit Lean Managment und Six Sigma zahlreiche weitere Aufgaben an, bis das System zu einem optimierten Ganzen heranreift. Als Unternehmer lenken Sie Ihre Aufmerksamkeit vor allem auf die Risiken. Diese sind zu minimieren, Fehler möglichst komplett auszuschalten.

Governance über sämtliche Unternehmensbereiche ist durch den Unternehmer über seine Qualitätsmanager zu jeder Zeit sicherzustellen. Nur Unternehmen, die ihre gesamten Geschäftsabläufe stets im Blick haben, sind diesen Herausforderungen gewachsen. Achten Sie daher darauf, sämtliche Ressourcen und Kompetenzen im Unternehmenoptimal auszuschöpfen, damit Sie immer zeitnah auf Marktveränderungen in Ihren Branchen reagieren können.

Bis BPE zu einem der wichtigsten Erfolgsfaktoren in Ihrem Unternehmen durch Six Sigma heranreift, ist es ein langer und oftmals steiniger Weg für alle Beteiligten vom Mitarbeiter bis hin zum oberen Management. Damit Ihr Unternehmen dieses Ziel erreicht, sind begleitende Change Management-Maßnahmen erforderlich, die sich nicht nur im Fokus auf das Excellence-Ziel verlieren. Überdies bewahren sie den Blick von Außen auf das Unternehmen.

Warum ist eine Geschäftsprozessmodellierung in vielen Unternehmen notwendig

Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen gerade erst einsteigt bei BPE mit Six Sigma oder entsprechende Optimierungsmaßnahmen bereits anwendet, im schnelllebigen modernen Business sind Veränderungen schon fast an der Tagesordnung. Märkte verändern sich, das Personal wechselt, neue Produkte und Maschinen werden eingesetzt und schon ist der Zeitpunkt für eine weitere Anpassung und Verbesserung der Geschäftsprozesse gekommen.

Hier ist eine starke Beobachtungsgabe notwendig, um alle Abläufe stets im Blick zu behalten. Ein gut ausgerichtetes Geschäftsprozessmanagement ist für die Wertschöpfungsoptimierung unabdingbar. Sechs der wichtigsten Gründe, warum jedes Unternehmen von Zeit zu Zeit ein Business Process Modelling (BPM) durchführen sollte, im Überblick:

1. BPM orientiert sich beim Betrieb an der Geschäftsstrategie.
2. BPM optimiert die Effizienz im Betrieb nachhaltig.
3. Deutliche Verbesserung der Prozesskommunikation,
4. Erhöhung der Kontrolle und Konsistenz des Unternehmens für gleichbleibend gute Resultate,
5. BPM verhilft Unternehmen zu Wettbewerbsvorteilen.
6. BPM wirkt unterstützend bei der Verwaltung komplexer Prozesse und Systeme.

Wie kann Business Process Excellence durch Lean Management mit Six Sigma verbessert werden?

Six Sigma bedient sich verschiedener Methoden zur Verbesserung von Business Process Excellence. Die fünf bekanntesten Methoden erweisen sich in vielen Unternehmen als höchst erfolgreich:

1. Value Stream Management
2. Kaizen oder fortdauernder Verbesserungsprozess
3. Hoshin Kanri
4. Gemba
5. VoC-Prinzip (Voice of Customer)

Zu 1. Value Stream Management
In der Übersetzung bedeutet Value Stream Management ‘Wertstromanalyse’. Diese Methode wird dazu angewendet, Verschwendung in sämtlichen Kategorien des Projektmanagements zu minimieren bzw. vollständig zu unterbinden. Zunächst erfolgt eine Analyse in folgenden Schritten:

• Aufzeichnung des Wertstroms in einem Flussdiagramm (Wertstrom = alle Ressourcen zur Durchführung eines Projektes),
• Ergebnisbesprechung im Projektteam,
• Maßnahmen zur Verbesserung aufgrund der festgestellten Fakten durchführen.

Zu 2. Kaizen oder fortdauernder Verbesserungsprozess
Die Kaizen-Methode, auch unter der Abkürzung KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) bekannt, wird zur beständigen Verbesserung von Prozessen angewandt. Dieser Methode ist auch ihr Name Kaizen geschuldet (Kai = Veränderung, Zen = Verbesserung), was in der Anwendung von Six Sigma ‘Änderung zum Besseren’ bedeutet. Es handelt sich hierbei um eine japanische Arbeitsphilosophie, in der die Prozesse in einem Unternehmen in vielen kleinen Schritten anstelle von einer einzigen großen Maßnahme optimiert werden. Das Toyota 3M-Modell (Muda, Mura, Muri)bildet hierfür die Basis. Im Rahmen dieses vorbildlichen Modells werden sowohl Verschwendungen, Abweichungen als auch Überlastungen in einem Unternehmen verringert. Ziel ist es, die unvorteilhaften Umstände schließlich vollständig zu eliminieren.

Eine weitere Methodik im Rahmen von Kaizen ist Jidoka und Just in Time. Hierdurch wird das Logistiksystem im Unternehmen verbessert. Ziel dabei ist die Einsparung von Lagerkosten durch das Reduzieren bzw. Minimieren von Lagerbeständen. Volle Lager gehören immer mehr der Vergangenheit an. Es soll lediglich so viel Material gelagert werden, wie kurzfristig verbraucht wird. Einige Unternehmen gehen sogar so weit, die Lagerung bestenfalls auf den Transportweg zu übertragen.

Zu 3: Hoshin Kanri: Die Plan Do Check Act (PDCA)-Methode
Hoshin Kanri entspricht der bewährten PDCA-Methode. Die Umsetzung erfolgt jedoch in kleineren Schritten. Diese Methodik umfasst 7 Schritte bis zum endgültigen Wirkungsstatus:

1. aktuelle Unternehmenssituation analysieren (Bestandsaufnahmen, aktuelle Ressourcen, Prozess, eben alles, was in die Prozessoptimierung gehört);
2. Entwickeln einer Vision, nach der sich das Unternehmen schließlich ausrichtet;
3. übergeordnete Zielvorstellungen mit den geplanten Verbesserungen ausformulieren;
4. diese Ziele in einzelne Jahresziele aufteilen;
5. die Jahresziele zur Umsetzung auf einzelne Teams und Bereiche verteilen;
6. ab jetzt greift Plan Do Check Act (PDCA).
7. Die Teams führen konsequent sämtliche Maßnahmen aus, analysieren diese und setzen sie im Anschluss direkt um. Erfahrungen und Ergebnisse werden ausgewertet, um mehr Planungssicherheit für die Zukunft zu erwirken.

Zu 4: Gemba
Gemba, ebenfalls eine japanische Methode, bedeutet so viel wie ‘Ort des Geschehens’ und fällt in den Methodenbereich von Hoshin Kanri. Gemba vermittelt, wie hoch die Bedeutung von effektivem Austausch zwischen der Unternehmensführung und der einzelnen Teams für den gemeinsamen Erfolg ist. Durch gut koordinierte Schnittstellen sollen Probleme mit diesem Prinzip sofort festgestellt und Mitarbeiter somit auch mal vom Schreibtisch an den sogenannten Ort des Geschehens gebracht werden. Dort analysieren sie die Lage und leiten direkt die Prozessoptimierung ein.

Zu 5: VoC-Prinzip (Voice of Customer)
Die wichtigste Komponente für Unternehmenserfolg sind die Kunden. Die Kundenbindung wird durch Six Sigma entschieden gestärkt. Nach dem VoC-Prinzip sollen vor allem die Kundenbedürfnisse richtig verstanden werden. So können Unternehmen besser auf ihre Kundschaft eingehen und als Resultat kundenorientierte Prozesse erschaffen, die zu mehr Kundenzufriedenheit führen. Eine höhere Kundenzufriedenheit bedeutet letztendlich mehr Gewinn. Im Rahmen von VoC wird demnach der Kunde nach seiner Zufriedenheit befragt. Dieser Vorgang der Befragung erfolgt in den meisten Fällen in Form von Umfragen, die an Bestandskunden gerichtet sind. Deren Bedürfnisse werden anschließend analysiert und Prozesse entsprechend angepasst.

Wer alle Methoden von Six Sigma mit Lean Management für Business Process Excellence und Business Process Management anwendet, der bemerkt schon bald im gesamten Unternehmen erhebliche Fortschritte und Verbesserungen.

Weiterbildung im Bereich Business Process Management mit Lean Six Sigma

Kein Unternehmer muss hier das Rad neu erfinden. Ohne die Unterstützung erfahrener Experten bleibt das Erreichen von BP Excellence mit Six Sigma wohl eine Illusion. Viele Unternehmen haben bereits umgestellt. Bei anderen läuft es ebenfalls, aber nicht optimal. Besuchen Sie daher Weiterbildungsseminare zu Six Sigma. Diese werden beispielsweise an der Akademie der Ruhr-Universität Bochum für Qualitätsmanager angeboten. Das ausgeklügelte Weiterbildungskonzept umfasst sowohl Lean Management und Six Sigma, welche nur gemeinsam die Verbindung von Management und Six Sigma herstellen.

An der Akademie der Ruhr-Universität Bochum unter https://www.akademie.rub.de/zertifikatskurse/lean-six-sigma/ können Sie in diesen Seminaren drei Stufen erreichen:

1. Yellow Belt
2. Green Belt
3. Lean Six Sigma: Green Belt Hybrid

Am Ende der Fortbildungen erwartet Sie ein Zertifikat, welches Sie zum Experten für die Umsetzung des angestrebten Verbesserungsprogramms in Ihrem Unternehmen auszeichnet. Als Fachmann optimieren Sie nun zusammen mit Ihren Mitarbeitern die Prozesse in Ihrem Unternehmen. Im besten Fall stoßen Ihre Fortbildungsergebnisse einen ordentlichen Karriereschub für Sie an.

Die Fortbildung Six Sigma Green Belt Lean Hybrid

Überwiegend besuchen Fortbildungsteilnehmer die Kurse zur Kombinationsmethode 6 Sigma Green Belt Lean Hybrid. Ein entscheidender Vorteil dieser Weiterbildungsmethode ist das hohe Maß an Flexibilität. Sie ist sowohl kompatibel mit dem Leben in der Familie als auch mit der Weiterentwicklung in Ihrem Betrieb. Die erlernten Methoden setzen Sie im Arbeitsalltag sofort um. Im Rahmen dieser umfassenden Weiterbildung lernen Sie Themenfelder kennen, die Ihnen ansonsten im Arbeitsalltag verborgen bleiben. Plötzlich wird klar, wie viel Potenzial im Hinblick auf eine Prozessverbesserung in jedem Unternehmen steckt. Zehn der elementaren Themenfelder für Sie aufgelistet:

• Projekt- und Prozessmanagement (Einführung)
• angewandte Statistik (Verteilungsformen, Messsystemanalysen, Prozessfähigkeit)
• angewandte Statistik Teil 2 (Regression, Korrelation)
• Herzstück der Six Sigma Arbeit: Ursache- und Wirkungsbeziehungen
• Ishikawa, Pareto und 5-Why-Analyse
• gewichtete Entscheidungsmatrix
• Define-, Measure-, Analyse-, Improve- und Control-Phase: die Werkzeuge
• Hypothesentests: BOXPLOT, ANOVA, DoE, T-Test
• LEAN Management (gemäß Prinzip Kaizen und Toyota)
• LEAN Werkzeuge im Rahmen von Six Sigma (GEMBA, Kanban, MUDA & Co.)

Ein weiterer Schwerpunkt: Die Praxis

Das begehrte Zertifikat aus der Business Process Management- und Six Sigma-Ausbildung erhalten Teilnehmer nicht nur für das Zuhören und Verinnerlichen. Die Akademie der Ruhr-Universität bietet drei verschiedene Zertifikate an. Sie entscheiden selbst, welches davon Ihren Anforderungen entspricht:

Zertifikat 1:
Methodenzertifikat (erhält jeder Teilnehmer mit Abschluss dieser Weiterbildung)

Zertifikat 2:
Kompetenzzertifikat Six Sigma Green Belt: Dieses erwerben Sie nach Durchführung eines eigenen Projektes, das innerhalb der ersten sechs Monate nach der Weiterbildung abgeschlossen wird.

Zertifikat 3:
Praxiszertifikat: Alternativ besteht die Möglichkeit, ein virtuelles Projekt durchzuführen und dafür das Praxiszertifikat zu erhalten.

Weiterbildungen zu BP Excellence mit Six Sigma folgen hohen Standards. Verwendete Six Sigma-Standards an der Akademie der Ruhr-Universität, https://www.akademie.rub.de/zertifikatskurse/lean-six-sigma/, sind ASQ, ISO (ISO 13053-1, ISO 13053-2, ISO 18404) sowie ausgesuchte Quality Guidelines.

Dauer der Weiterbildung: 6 Tage, anschließend Selbstlernphase
Preis: zum Zeitpunkt des Seminars

Six Sigma: Die Akzeptanz im Unternehmen

Braucht mein Unternehmen das, fragt sich so mancher Geschäftsführer und Unternehmer, erst recht aber die Mitarbeiter. Für sie ist die Implementierung von Six Sigma zunächst einmal mit Unruhe und oftmals auch Druck verbunden. Daher ist die Akzeptanz dieser Methode im Unternehmen der Schlüssel zur erfolgreichen Einführung und Umsetzung. Um diese notwendige Akzeptanz zu schaffen bzw. zu erhöhen, arbeiten viele Geschäftsführungen mit Projektteams, die abteilungsübergreifend bzw. interdisziplinär agieren. Vorgesetzte und betroffene Mitarbeiter müssen zunächst mit dieser Methode vertraut gemacht werden. Dies geschieht über klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen sowie ein ausgeprägtes und begeisterndes Methodentraining für alle Mitwirkenden an Six Sigma Projekten. Methodentrainings wie an der Akademie der Ruhr-Universität, wie oben beschrieben, bilden den Code für eine erfolgreiche Umsetzung.

Die Praxis: Prozessverbesserungen mit DMAIC

Nach viel Theorie und Fortbildungsmaßnahmen folgt die Praxis. In der Praxis spielt DMAIC eine verantwortungsvolle Rolle im Kernprozess des Qualitätsmanagements. DMAIC definiert die fünf Phasen der Umsetzung:

1. Definieren
2. Messen
3. Analysieren
4. Verbessern
5. Umsetzen

In der Eigenschaft als Prozessoptimierungsprozess zielt DMAIC auf die Verbesserung von Produkten durch drei verwandte Ansätze ab und verknüpft Herangehensweisen und Methoden zu einem einzigen systematischen Ansatz. Die drei wichtigsten verwandten Ansätze sind: DMADV, DMAEC und DMAIC.

DMADV = DV: Design, Verify
DMAEC = E: Engineering
DMAIC = Zusammenfassung bekannter Methoden und Vorgehensweisen zu systematischem Ansatz

Ein paar schnelle Fakten zum Schluss

Welche Managementbereiche betrifft Excellence mit Six Sigma?
Vier große Managementbereiche sind zu berücksichtigen:

1. Governance, Risiko- und Compliance-Management
2. Business Process Management
3. Business Performance Management
4. IT Service Management

Die Rollen im Unternehmen
In der Umsetzung von Six Sigma geht es um Rollen im Unternehmen. Diese können in jedem Unternehmen, je nach Größe und Art, verschieden ausfallen. Die Rollen definieren sich über Belts und werden über Weiterbildungen, wie an der Akademie der Ruhr-Universität Bochum, unter https://www.akademie.rub.de/zertifikatskurse/lean-six-sigma/ erworben. Die Rollen werden als Belts bezeichnet, was so viel bedeutet wie Gürtel, im übertragenden Sinne wie der Judo-Gürtel. Im Rahmen von Six Sigma sind es folgende Belts:

Yellow Belt: Grundlagen für die Six Sigma Projektteams

Green Belts: Umfassendes Wissen für Projektleiter

Black Belts:
Bei der Akademie der Ruhr-Universität entspricht dieser in etwa dem Green Belt Hybrid. Erfahrene Black Belts oder Master Black Belts sind erfahrene Projektleiter mit der Verantwortung für umfangreiche Projektarbeiten, in diesem Falle Prozessverbesserungen im Unternehmen.

Voraussetzungen eines Six Sigma Black Belts
Wer sich an Six Sigma heran traut, um BPE im Unternehmen stetig voranzutreiben, benötigt umfangreiches Fachwissen und bestimmte Voraussetzungen, wie diese:

– besitzt umfangreiche Methoden- und Fachkenntnisse,
– hohe Sozialkompetenz (insbesondere im Bereich der Kommunikation),
– Kompetenz für das Lösen von schwierigen Herausforderungen,
– weitreichende Statistik- und IT-Kenntnisse,
– zeichnet eigenständig verantwortlich für den Erfolg, aber auch Misserfolg, seiner Verbesserungsprozesse,
– abgeschlossene Ausbildung (zertifiziert zum Six Sigma Black Belt, alternativ Green Belt Hybrid.

Der Qualitätsmanager mit dem Black Belt führt als Projektleiter die Teams in der Umsetzung der Six Sigma Methode im Unternehmen und trägt damit eine hohe Verantwortung der Geschäftsleitung oder dem Vorstand gegenüber. Darüber hinaus coacht er die Green Belts und berichtet regelmäßig messbare Resultate an die Six Sigma Sponsoren. Darüber hinaus fungiert er als Motivator, um die Akzeptanz dieser großen Umstellung im Unternehmen zu erhöhen bzw. zu verbreiten.

Wie viele Fehler passieren letztendlich noch bei Anwendung von Six Sigma
Die Anforderungen bei Business Process Excellence mit Six Sigma sind sehr hoch angesiedelt. Unternehmen stellen an sich selbst den Anspruch, dass sich 99,99966% der Messwerte in einem vorher festgelegten Bereich bewegen müssen. Viele sprechen auch von einer verschwindend geringen Zahl von 3,4 Fehlern bei einer Million Fehlerrisiken.

Die wichtigsten Vorteile im Kern von Six Sigma im Überblick zusammengefasst:

• konsequente und zeitnahe Reaktion auf Markt- und Strategieveränderungen,
• Förderung der zielstrebigen Datenbasierung sowie Prozessorientierung,
• Fehlerreduzierung und Vermeidung von Doppelarbeiten,
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch Einbindung der Kunden,
• Steigerung der Profitabilität und Umsätze des Unternehmens,
• verbessertes Lieferantenmanagement durch Teilhabe der Zulieferer.

Fazit

Sie haben entsprechende Zertifikate erworben und bereits eine Vorstellung davon, wie Sie mit Six Sigma Ihr Unternehmen auf eine höhere Ebene bringen können? Dann zögern Sie nicht. Erstellen Sie ein Konzept und besprechen dieses in den Teams. Ein erster Austausch ist wichtig, um diese große Veränderung im Unternehmen auch tatsächlich auf den Weg zu bringen. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um einen größeren Konzern mit vielen Mitarbeitern handelt, ist die Hinzuziehung von Experten durchaus vorteilhaft für eine erfolgreiche Umsetzung. Denken Sie auch daran, mit einer ersten Durchführung hört Business Process Excellence nicht auf. Es handelt sich vielmehr um eine dauerhafte Strategie, um auf der Welle des Erfolges mitzuschwimmen. Machen Sie noch heute den ersten Schritt.